Brøndby GolfklubBrøndby Golfklub

Forretningsorden

Forretningsorden for bestyrelsen i Brøndby Golfklub

 Denne forretningsorden skal ses i sammenhæng med

  • Vedtægter for Brøndby Golfklub
  • Generelle bestemmelser for udvalg i Brøndby Golfklub

Alle 3 dokumenter skal være at finde på klubbens hjemmeside.

1.    Bestyrelsens konstituering

Bestyrelsen konstituerer sig umiddelbart efter generalforsamlingen i henhold til klubbens vedtægter. Indtræder der vakance i årets løb, vælger bestyrelsen, for så vidt den anser det for nødvendigt, et medlem til at fungere indtil nærmest følgende generalforsamling.

2.    Bestyrelsesmøder

Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand  og  kasserer og fastsætter selv sin dagsorden. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af dens medlemmer er til stede. Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende. Over bestyrelsens forhandlinger føres en protokol.

Bestyrelsesmøder afholdes efter behov. Normalt 1 gang om måneden i perioden januar-juni og august-december. Møderne for det kommende år aftales så vidt muligt på det konstituerende møde umiddelbart efter generalforsamlingen. Golfmanageren deltager i bestyrelsesmøderne. Møderne ledes af formanden eller en af bestyrelsen valgt mødeleder.

3.    Dagsorden og referat

Møderne har følgende faste dagsorden:

  • Valg af dirigent
  • Godkendelse af referat fra sidste møde
  • Kvartalsregnskab (på relevante møder)
  • Medlemsstatistik
  • Greenfee statistik
  • Orientering fra formanden
  • Orientering fra udvalgene
  • Orientering fra sekretariatet
  • Eventuelt

Herudover er der følgende faste punkter på mødet i den pågældende måned.:

Jan.:     Fremlæggelse af / beslutning om årets budget

Feb.:     Kvartalsregnskab / årsregnskab / Forberedelse af generalforsamling

Marts:   Forberedelse af generalforsamling (indkomne forslag og underskrift af regnskab)

April:     Konstituering jfr. vedtægterne, samt ajourføring og underskrift af forretningsorden

Maj:       Kvartalsregnskab. Orientering fra udvalgsformænd. Orientering fra Chefgreenkeeper

Juni:     Evaluering på overordnet strategi (skal sikre enighed om mål, retning og hastighed)

Aug.:     Kvartalsregnskab, Ajourføring af virksomhedsplan

Sept.:    Evaluering på bestyrelsens arbejde (selvevaluering)

Nov.:     Kvartalsregnskab, Orientering fra udvalgsformænd, budgetoplæg fremlægges for    udvalgsformænd

Dagsorden udsendes senest 7 dage før mødet. Det påhviler hvert enkelt bestyrelsesmedlem at give golfmanageren besked om dagsorden punkter, der ønskes medtaget på næste møde, inden denne frist indtræder.

Hvis et bestyrelsesmedlem ønsker et punkt behandlet på bestyrelsesmødet er bestyrelsesmedlemmet samtidig forpligtet til senest 7 dage før mødet at fremsende relevant materiale som oplæg til behandling af punktet.

Bestyrelsen har, uden realitetsbehandling, mulighed for at afvise at behandle et konkret punkt.

Emner kan endvidere forelægges bestyrelsen af ethvert medlem af klubben. Henvendelsen skal være skriftlig og med angivelse af medlemsnummer samt rettet til bestyrelsesformanden eller til den samlede bestyrelse via sekretariatet.

Referat udarbejdes af golfmanageren og udsendes til godkendelse hos bestyrelsesmedlemmerne senest 7 dage efter mødet. Bestyrelsesmedlemmerne har herefter 7 dage til at fremkomme med kommentarer, hvorefter referatet med indkomne rettelser udsendes til bestyrelsen. Referatet godkendes endeligt på det efterfølgende bestyrelsesmøde og offentliggøres straks herefter på klubbens hjemmeside.

Referatet må ikke indeholde forhold af personlig karakter. Bestyrelsen kan beslutte, at dele af referatet udarbejdes som et tillæg, der ikke offentliggøres, men alene opbevares hos golfmanageren.

Mellem hvert bestyrelsesmøde kan der opstå behov for at træffe beslutninger, der ikke kan afvente næste møde. Sådanne beslutninger kan træffes ved at sende mail til forretningsudvalget, der herefter melder tilbage med det samme. Det påhviler formanden og det bestyrelsesmedlem, der har taget initiativ til det hastebehandlede punkt, at sikre, at beslutningen indføres i referatet på det næst følgende ordinære bestyrelsesmøde.

4.    Bestyrelsens opgaver

Bestyrelsen har den daglige ledelse af klubben og træffer med bindende virkning beslutning i klubbens anliggender, herunder evt. optagelse af lån. Bestyrelsen fastlægger endvidere de overordnede rammer for den daglige ledelse og økonomiske styring af klubben. Det sker gennem følgende konkrete opgaver:

  • Konkretisere og igangsætte vedtagelser på generalforsamlingen i kortsigtede og langsigtede mål, handlingsplaner og budgetter.
  • Nedsætte de fornødne udvalg, jf. nærmere herom i vedtægterne samt forretningsorden for udvalgene. Bestyrelsen skal i ethvert udvalg være repræsenteret af mindst én repræsentant.
  • Igangsætte trufne beslutninger i forhold til udvalgene og de ansatte i klubben.
  • Være ansvarlig for opfyldelse af alle lovmæssige forhold og forpligtelser.
  • Afholde informationsmøder med medarbejdere.
  • Repræsentere klubben udaftil overfor myndigheder og organisationer.
  • Ajourføre visionsplanen og fastholde fokus på klubbens langsigtede udvikling.
  • Aflægge beretning og årsregnskab på generalforsamlingen samt fremlægge næste års budget

5.    Forretningsudvalg

Den daglige drift varetages af golfmanageren i samarbejde med Forretningsudvalget.

Forretningsudvalget sammensættes af formand, næstformand og baneudvalgsformand. Golfmanageren deltager i forretningsudvalgsmøderne.

Forretningsudvalget er ansvarlig for alle ansættelser og afskedigelser, udarbejdelse af regnskab og budget samt opfølgning på, at de af bestyrelsen trufne beslutninger gennemføres.

Der udarbejdes referat fra møder i forretningsudvalget som udsendes til den øvrige bestyrelse.

6.    Budgetlægning og –ansvar

Kasseren udarbejder en kontoplan som godkendes af bestyrelsen og anvendes til budgetlægning og regnskab.

Udvalgene har budgetansvar for eget område. Hvert år i begyndelsen af oktober udsender kassereren besked til udvalgene om at fremkomme med forslag til næste års budget for udvalget. Efterfølgende afholdes et bestyrelsesmøde med deltagelse af udvalgsformændene, hvor kassereren fremlægger et oplæg til næste års budget indeholdende de overordnede rammer.

Udvalgenes budgetforslag skal være kassereren i hænde senest 1. december. I løbet af december udarbejder kassereren udkast til næste års budget, der herefter drøftes i forretningsudvalget. På bestyrelsesmøde i januar behandles budgettet af bestyrelsen. Efter eventuelle forhandlinger vedtager bestyrelsen det budget, som endeligt skal forelægges på generalforsamlingen i marts.

7.    Regnskab, bogføring og budgetopfølgning

Den løbende bogføring foretages af sekretariatet eller i henhold til kontrakt med en ekstern virksomhed. På grundlag af den løbende bogføring udarbejdes månedsvise saldobalancer. Bogføringssystemet er internetbaseret og klubbens kasserer har adgang hertil. Hver måned gennemgår kassereren månedens bilag og påtegner disse.

Bestyrelsen underrettes om eventuelle uregelmæssigheder og afvigelser fra budgettet.

Umiddelbart efter hver kvartalsafslutning udarbejder kassereren, i samarbejde med sekretariatet, udkast til kvartalsregnskab.

Når året er gået udarbejder kassereren, i samarbejde med sekretariatet, udkast til årsregnskab. Årsregnskabet godkendes af den generalforsamlingsvalgte eksterne revisor. Inden årsregnskabet underskrives af den samlede bestyrelse mødes forretningsudvalget med den eksterne revisor med henblik på at modtage revisionens eventuelle kommentarer til årsregnskabet og revisionen.

8.    Anvendelse af ad hoc arbejdsgrupper

Såfremt bestyrelsen vælger at nedsætte ad hoc arbejdsgrupper udover de siddende udvalg skal der forinden udarbejdes et kommissorium, der fastlægger arbejdsgruppens opgave og formål, herunder tidshorisont for afslutning af gruppens arbejde.

9.    Prokura

Klubben tegnes af formanden  eller næstformanden i forening med et bestyrelsesmedlem. Bestyrelsen kan meddele specialfuldmagter. Golfmanmageren tegner klubben i alle daglige forhold, herunder betalinger via online banking, modtagelse af indbetalinger fra medlemmer og gæster samt almindelig korrespondance med klubbens ansatte, leverandører og kunder.

Ved underskrift af kontrakter o.lign. tegnes klubben af formanden eller næstformanden i forening med et bestyrelsesmedlem.

Bestemmelser om vedtægtsændringer, klubbens opløsning, anlæg af helt ny bane og køb og salg af fast ejendom kan kun vedtages af en generalforsamling.

10. Honorar

Bestyrelsesmedlemmer modtager ikke noget honorar. Dog betaler de ikke kontingent, hvilket modsvarer de ekstra udgifter til telefon, pc/printer m.v., som er en følge af bestyrelsesarbejdet.

11. Tavshedspligt og habilitet

Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt med hensyn til alt, hvad de erfarer i deres egenskab af medlem af bestyrelsen, med mindre der er tale om forhold, der er bestemt til offentliggørelse blandt klubbens medlemmer.

Et bestyrelsesmedlem skal underrette formanden, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet. Herefter afgør bestyrelsen om det pågældende medlem kan deltage i behandling af den sag, der har givet anledning til tvivlen.

12. Tiltrædelse af denne forretningsorden

På det første bestyrelsesmøde i et nyt bestyrelsesår forelægges forretningsordenen til vedtagelse og underskrift af den samlede bestyrelse.

Brøndby Golfklub, den    18 / 4     2016

Se forretningsorden med underskrifter her.

Rul til top